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论区块链技术在电子档案管理中的实践分析

发布日期:2024-02-24 10:54:52 编辑整理:山东毕业论文指导网 阅读量:

  信息化的发展给档案的管理带来了新的要求,信息化和电子化产生了许多的业务数据,它们的产生、流转和存储都是以电子化的方式进行的,而电子化的文档被归档后,就构成了一个庞大的电子文档。相对于常规的文件的处理,电子文件具有标准规范,归档过程简单,存储成本低廉,查询使用便捷等优势,能够有效地提升档案工作者的工作效能和文件的使用率。


  一、区块链特点


  区块链是一种以时间序列将数据区块以次序连接的方式结合而形成的一种链式数据结构,并以加密方式确保的非剽窃和非造假的分布式账本。一个区块链是一个最小的单元,它包括两个部件:一个用于连接上一个模块的区域头部;块是用来对发生的事情进行动态信息的存储,它是分散的,可追踪的,不可篡改的,并具有一定的独立性。以下是其主要特征。


  1.去中心性


  区块链技术的本质是一个去中心化的过程,在这种过程中,不同的节点是相互关联的,因此,在进行数据信息的验证、存储和处理等过程时,都不会依靠中央节点。总体而言,该体系采用了分散的架构,需要所有的节点配合,以获得相关的资讯。此外,由于有了区块链技术的支撑,所以对信息的记录、存储和修改都必须经过整个区块的同意。


  2.不可修改性


  在利用区块链技术的时候,分布式的结点网络可以将对区块数据块中所存储数据信息进行处理,并可以对其进行相应的授权,对其进行的操作是不能进行更改的。


  3.可追溯性


  区块链是一种按照时间顺序和加密学的编排次序进行连接的链状结构,利用时间戳等方法可以保证每个数据块的操作都有对应的数据,并且可以进行实时的追踪,从而保证了数据的安全。此外,由于分布式网络的结构,可以让每一个节点应用的时候,确保其内部数据的完整与安全。


论区块链技术在电子档案管理中的实践分析(图1)


  二、区块链技术在电子档案管理中的应用优势


  1.原件的追溯


  区块链技术是由一组数据组成的连续体,每一组数据具有“哈希值”编码,其中任何一组数据发生的变动,都将导致与该组数据发生关联的其他组的变动。这种技术保证了在一个区块链中,任何一个区块的信息都不会被任意地篡改,删除,或者破坏。而利用该技术所具有的不可篡改、不可伪造和可追溯等特点,可以很好地解决电子档案管理的完整性、真实性和可用性等问题。利用区块链技术,在整个电子文档的处理中,能够如实地记载所记载的内容,并且能够保证其完整,利用该技术,有关工作人员可以对数据进行溯源。


  2.提高电子档案管理和使用效率


  电子档案是基于数字化媒介而形成的各种信息。在电子档案的管理中,管理人员并非单一,而是由多个管理人员共用。区块链技术需要具有对资料的正当访问许可的管理员,才能正常访问文件资料。同样的文件,也必须经过区块链的认可,方能做到不被篡改。这项规定给了用户一个不需要第三方干预的信任系统。在区块链技术下,只有具有合法权限的用户,方能对其进行应用,从而免去了烦琐的元数据认证或自证真实性等过程,从而提升了对电子文档的管理和使用效率。


  3.更好地服务社会


  在此基础上,建立了一个基于区块链技术的数字文件的安全保护体系,为数字档案的安全提供了保障。这样,就可以利用区块链技术,让公众与文件管理部门之间,形成一种相互信赖的关系,从而促进电子档案更好地为社区提供信息。除此之外,档案管理机关还可以使用区块链技术,对各个部门的电子档案展开统一的监管,保证各个部门的电子档案安全、可靠、有序,为未来档案服务的发展奠定基础。最终,利用区块链技术进行电子档案管理,可以在不同层次上均衡各方面的需求,从而使电子档案的数据有效地进行了价值传递和工作协作。可以说,将区块链技术应用于电子档案的管理,可以协调各项电子档案工作,从而推动社会的发展。


  三、在电子档案管理中应用区块链技术的适用性


  1.极高相似性


  从电子文档角度出发,通过记录信息的方法,利用电脑进行处理,将各类信息输入到硬盘中进行存储,从而增强了信息存储的安全性。以区块链技术为例,当人类运用其整理数据时,同样可以通过整理、分类、录入等方法,将数据进行电子归档,从而减少了对纸面文件的存储的负担。电子档案和区块链技术具有相似性。首先,在这两种技术中,它所保存的都是个人的关键资料;第二,这两种方法都是在因特网上进行信息和资料的储存;第三,两者都可以记录信息,可以查询信息,可以修改信息。由于两者的相似性很高,因此,将区块链技术运用到电子档案中,是非常合适的。


  2.保证电子档案信息的安全


  电子档案记录着企业、部门的重要信息,一旦出现泄露,将会造成严重的损失,比如会造成公司的破产等。因此,要对电子档案进行妥善的保护。通过对每一个操作过程中使用的区块链技术进行认证,可以在保障信息安全的前提下,提升电子档案的管理效率。因此,我们可以看到,在电子档案的管理中运用区块链技术,可以有效地提升资料的安全。


  3.提高数据的真实性


  档案工作中记录的资料是否准确,关系到一个公司的发展,一旦记录的资料有误,就可能导致公司发生严重的事故。但是,由于区块链技术具有很高的安全性,所以,只要篡改者手中的信息不超过51%,那么他就不能修改信息,因此,保存的信息就会变得更加安全和真实。


  4.提高电子档案的完整性


  当前,国内所采用的电子档案系统,在工作中还出现了许多问题,例如,现行的电子档案的保存方法,会造成某些操作数据和基本信息的脱离,从而增加了用户的使用难度。通过区块链技术的研究,可以将全部的信息融合在一起,成为一个整体,增强了电子档案的完整性。


  四、区块链技术在电子档案管理中的应用


  如果电子档案存在不安全、不完整和不可用性,将直接损害大众合法权益,甚至会造成国家乃至全社会的信用崩溃。当前,在对电子档案进行有效的信息处理时,首先要对其进行信息处理,以确保其信息的真实性。储存安全性,即在储存时,怎样避免资料遭人破坏,维持其存证性。在保证安全性和可靠性的基础上,怎样才能实现各方的有效利用。要按层次进行管理,针对各类文件,按其公开等级进行管理。在上述几个领域,区块链技术都存在着可操作空间。


  1.前端控制和全程管理


  前台控制与全程管理是业内广泛倡导并认可的一项原理和理论,特别是前台控制,它倡导从电子文件形成、系统设计入手,尽量将电子文件管理的逻辑出发点向前扩展,在实践中,因为各单位之间管理方式不同,权责不同,所以很难将管理工作深入到电子档案形成部门,但是,在此基础上建立一个以区块链技术为基础的电子文件管理系统,却可以进行这样的探索。区块是最基础的构建单元,它能够将诸如文件接收部门、接收时间、接收人系统账户等的电子文件的元数据信息进行记录。块体被用来对从上一块到当前区域产生的诸如签批意见、办理结果等的电子文件的主题进行了记载。在每个接收节点,文档的元数据都会被包装在一个区域中,文档的本体也会被保存在区域中,并会生成一个区域中的哈希值,与下一个区域进行连接,从而构成一个可追踪的链条。通过对元资料的分析,本文提出了一种基于元资料的信息处理方法,即采用块式的信息处理方法。在一个电子文档的生成过程中,这些被包在一个块内的元资料会随着文档的主要内容一起被固定下来,是一种不能被更改的静态元资料。在将一个文档存档之后,它就变成了一个电子档案,并进入到保管、利用和销毁阶段。在此过程中,所生成的元数据可以被持续地包装在一个区域块中,比如:存址、利用人、利用时间、利用次数、销毁时间等,这些都是动态元数据,静、动态元数据共同构成了一个电子文档元数据集。采用区块链技术对其进行整体的设计,使其能够对整个电子文档进行完整的全流程处理。


  2.存证效力


  电子档案指的是具有凭证、查考和保存价值并进行了归档和保护的电子文件,它是从个别部门,也就是中心机构所生成的,各种权力都是比较分散的。当前,使用最为普遍的一种电子防伪技术就是电子签名,它的关键技术是数字证书,它是由法定的认证授权中心(CA机构)签发的,同时也控制在该中心机构之中。在一个错综复杂、变化频繁的互联网环境下,中心机关极易成为被攻击对象,从而影响到其对电子文件证明的有效性。以此为基础,采用分散式的方式来实现对文件的可信保障。在这个体系中,每一个结点的权限都是相等的,他们不仅要进行信息的录入,还要进行信息的验证。各结点在完成了对电子文件的录入工作之后,再向其他结点发送最新的相关资料,使各结点进行实时的更新。在需要验证的时候,如果一致的方式设置了全部的结点,那么必须在全部结点都通过验证之后,方可以确定该信息是正确的,这就表明,必须要入侵全部的结点,方可以实现对该信息的修改,从而消除了集中式的管控风险。另外,在分布存储中,每一个节点都拥有一个完全的电子档案区块链,这也是一种对一个电子文件进行多个备份的方式,即便其中一个节点出现了故障,或是受到了一些袭击,其他的节点仍然可以为它提供一个完全的档案,这就保证了存证功能。


  3.全自助利用服务


  当前,我国部分档案馆已开展了对馆藏资源的自助利用,但仍有一些不足之处。比如,仅公布了电子档案的条目,而没有公布完整档案的内容;采用终端的查询方式,还在可控范围内,受到地域,网络等条件的限制,只能做到半自助。智能合约是一种可以被自动地进行的简单交易,在区块链结构的控制下,可以将其自治性最大限度地体现出来,并且将其自身也保持在区块链中,在各个节点之间进行同步,从而确保了合同的一致性。该协议不仅包含了完整的状态机,而且还包含了对事件的管理与维护。利用该技术构建的完全自我管理的文件管理系统,能够提前建立一份“智慧合同”,并将其分散存储到各个结点上。如果在状态器中,由使用人所提供的私人资料以及使用要求(数据和事件)符合反应条件,则该系统会根据预先设定的事件处理模式,来进行自动的操作。当使用者提出使用请求,该系统就会按照相应的规律行动,将其打印出来,或输出给使用者。在状态机中,可以添加一个付款的状况,在付款的过程中,会引起付款的状况的变化,然后,系统会按照相应的规定进行。在区块链智慧契约的基础上进行的电子文档使用服务,能够减少人为监督,从而为管理者节省了大量的费用。同时,文件管理机关还可以简化查档、借阅制度,并根据智慧契约来保持双方可信度。从“体制机制”向“技术机制”转变,并通过“技术信任”来增强“制度信任”。


  4.档案分权管理


  作为重要的记录和证据材料,电子档案往往涉及个人的隐私和敏感信息,特别是人事档案和财务档案[7]。文件机关并非将全部的文件向公众开放。为了解决相似的问题,将区块链分成三大类:公有链、私有链和同盟链。一个公有链中所有的人都可以使用;私有链指的是某个不向外界公布的组织或个体。而所谓的联盟链,就是由多个机构联合进行管理,用统一的方式来对交易进行记录。在档案机关中,可以配置一种专用的电子档案管理系统,为档案工作管理人员提供服务,避免在档案部门内部出现误操作或数据遗失等现象。各部门均采用一种公有链的电子档案发布体系,可以将公开的文件分发给公众使用,由于公有链是分散的,所以不需要人工监督,可以避免资料被篡改。多个档案馆或地区可以在同盟链上构建一个电子档案管理体系,以达到各地区的相互连接,扩展各地区的电子档案管理体系。


  五、电子档案管理中应用区块链技术的未来发展


  1.工作人员保持正确认识


  要确保将区块链技术成功地运用到文件管理工作中,并对目前的工作状况做出相应的调整,有关部门应该对档案管理者进行训练,让管理者通过学习对区块链技术拥有一个准确的理解,并能够将其运用于档案管理工作中。


  然而,因为还处于发展阶段,所以,它存在着一些双面性,所以工作人员在运用它进行管理的时候,要根据自己的情况来做出自己的决定,不能对其完全相信该技术。要加强对它的关注,把人的主观与区块链技术相融合,对其进行完善,充分利用它的优点。


  2.技术赋予档案


  区块链技术的运用给许多产业的数据管理提供了新的可能性。然而,因为它并不是专门针对某一项工作而进行的,因此,在各个领域中的应用还会有一些问题。因此,必须在档案工作中加以探索,完善档案系统。


  3.注重电子档案的在线使用


  因为,在进行数据存储的时候,在各个区块上都有两个密钥,一个是私人密钥,一个是公共密钥,按照不同的目的,可以使用各种不同的密钥。通过对公共密钥的开放,使得用户可以通过该密钥来查找自己需要的资料,实现用户在线使用电子档案。


  结语


  在新时代,随着技术的进步,利用区块链技术对档案进行管理,能使档案管理规模不断增大,其涵盖范围和类型也会逐步增加,这种方法将会满足档案应用和管理需求,能够保证档案得到最大程度的利用。随着区块链信息技术的不断发展,更多先进技术将会被应用在档案管理中,并逐步促进了文件管理效率的持续提升,为人们使用数据带来更多便利。


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